Saber aprovechar el tiempo, es la clave del éxito de un buen líder
El tiempo es el más crítico de los recursos porque es un bien económico escaso, tiene un elevado costo y puede ser muy útil si se logra aprovechar.
Por eso, es fundamental desarrollar la habilidad para utilizarlo de manera eficiente.
A priori, el tiempo aparece como un recurso fundamental en las organizaciones. Sucede que se trata de un bien no renovable y en el que las compañías invierten mucho dinero. Ahora bien, teniendo en cuenta estas características ¿por qué no se aprovecha al máximo su potencialidad?
El tiempo no es más que otro de los tantos recursos con lo que cuenta una empresa; por ende requiere de la habilidad para usarlo de manera eficiente y organizada.
Cómo obtener buenos resultados
En una primera instancia se torna esencial encarar una planificación diaria, que incluya un escrito realizado el día anterior. Así, se logrará evitar el trabajo al azar.
Caso contrario, si no se distribuye de antemano en una secuencia lógica y ordenada de prioridades, se lo malgastará de manera inversamente proporcional a la importancia de la tarea realizada.
Criterios de prioridades
Afirmar que todas las problemáticas que surgen en el entorno laboral poseen diferentes niveles de importancia puede sonar tan lógico como la necesidad de establecer prioridades. Pero, ¿se cumple en la práctica?
Está claro que no todos los temas pueden abordarse desde la gravedad y la urgencia. El apagar incendios puede ser una habilidad, aunque el desmedido uso de esta característica envuelve a la compañía en una constante ansiedad, que lleva a la pérdida de criterios y a la toma de decisiones improvisadas. ¿Qué ocurre entonces? Al trabajar sólo el día a día se desperdicia tiempo y esfuerzos.
Esto, quizá en una primera lectura no parezca tan grave, pero sí lo es, si se tiene en cuenta que esos dos factores (tiempo y esfuerzo) implican dinero. Traducido, esta forma de trabajo genera pérdidas económicas.
Por eso, es vital realizar un agrupamiento de tareas similares para evitar repeticiones, reducir cambios entre las distintas tareas e interrupciones. Además, la tendencia a perder de vista los objetivos y metas previstas, desenfoca y desconcentra esfuerzos sobre la actividad. El objetivo pasa entonces a ser “estar ocupado”, mezclando de esta manera medios y fines.
Los errores más habituales tienen que ver con el intento de resolver problemas a medida que se presentan y delegar muy poco. Respecto a esto último, es aconsejable que no sea repentina, por el contrario la delegación debe incrementarse permanentemente, sin desentenderse de la tarea.
Con relación al esfuerzo, podemos decir que, por más intenso y eficiente que sea, es ineficaz si se aplica a tareas no prioritarias, en momentos no convenientes o con medios no adecuados. No debe olvidarse que las acciones eficaces producen máximos resultados con gastos mínimos (en el que se debe incluir el tiempo) .
Para ser eficaces, es recomendable concentrarse en las pocas acciones decisivas (se calcula que son apenas un 20 por ciento) que producirán la mayor parte del resultado del 80 por ciento restante.
Otro punto fundamental tiene que ver con el hecho de seguir diariamente lo programado, para así asegurarse el uso correcto del tiempo. Por eso, hay que tener un espacio para pensar en lo importante, logrando una efectiva protección contra los temidos “roba tiempos” de la oficina, que generalmente comprenden: interrupciones telefónicas, visitas inesperadas, reuniones inútiles, carencia de un plan diario, problemas de comunicación, incapacidad para decir NO y demás.
Siempre debe tenerse en cuenta que todo requiere más tiempo de lo que supone, por eso al programar es fundamental agregar un porcentaje adicional como margen de seguridad.
Por tal motivo, si se evita fijar metas irrealizables, se podrá sentir la más grata emoción que conlleva el hecho de sentirse dueño del tiempo y de sus resultados.